Auch mit den Grundlagen der Produktionsabläufe und Systeme sollten Autoren sich vertraut machen. Fehlerquellen in der Textverarbeitung liegen meist in der uneinheitlichen Sprachregelung, in fehlender Kenntnis von Abläufen und Prozessen – und in mangelhafter Kommunikation.

Die optimale Vorbereitung von Text zur Publikation

Zwei Hürden sind zu nehmen, um Text ist richtig und angemessen einzugeben.
Richtig erfasster Text ist sprachlich und in der Rechtschreibung (möglichst) fehlerfrei und inhaltlich klar strukturiert. Er wird, den Regeln des professionellen Desktop-Publishing entsprechend, in korrekte Zeichen und Impulse umgesetzt.
Angemessen erfasster Text berücksichtigt den Zweck, den Verarbeitungsprozess und die Systemvorgaben. Drei Beispiele sollen dies verdeutlichen.

Beispiel 1 Der Text soll unmittelbar in kleiner Auflage am (Tintenstrahl- oder Laser)Drucker ausgedruckt werden – etwa als Brief, Flyer, oder Infoblatt. Dazu erfassen Sie und gestalten selbst. Mit anderen Worten: Sie bestimmen Schrifttype, Satzausrichtung, Zeilenlängen, Zeilenabstände. Sie definieren Layout und Umbruch nach Ihren Vorstellungen und nach den Möglichkeiten Ihres Programms, des angeschlossenen Druckers und Ihren gestalterischen Fähigkeiten.
Beispiel 2 Ihr Text wird im konventionellen (Auflagen)Druck weiterverarbeitet. Dazu erfassen Sie den Text »neutral« wie unten beschrieben. Sie definieren dabei die logischen Hierarchien für die Verarbeitung in Layout- und Bildprogrammen, gestalten sie aber nicht physisch. Gegebenenfalls erfassen Sie den Text in eine vom Verlag vorgegebene Dokumentvorlage, die bereits gestaltungsrelevante Formatierungen enthält.
Beispiel 2 Der Text soll für Bildschirmmedien, etwa eine Website erfasst werden. Das geschieht ebenfalls zunächst logisch strukturell, also ohne gestalterische Formatierung. Dieser »Rohtexte« kann später problemlos in Seiten-Beschreibungssprachen (HTML, CSS ) oder Stilvorlagen umgesetzt werden.Er steht als neutrale Fassung für weitere Publikationen zur Verfügung.

Die Regeln neutraler Texterfassung
sind anzuwenden, wenn Autoren im Schreibprozess nicht wissen, welche Zukunft ihrem geistigen Produkt beschieden ist oder mehrere Anwendungen in Frage kommen.

Geben Sie Text kontinuierlich ein. Standard ist Office/Word ab 6.0.
Erfassen Sie mit vollständiger, regelrechter Zeichensetzung (Interpunktion), aber ohne gestaltende Formatierung.
Grundeinstellung ist linksbündiger Flattersatz mit automatischer Zeilenschaltung.
Den Beginn einer neuen Zeile geben Sie durch (gleichzeitiges) Drücken von Shift-Taste und Return-Taste ein.
Einen neuen Absatz kennzeichnen Sie durch (einmaliges) Drücken der Return-Taste am Absatzende.
Benutzen Sie Groß- und Kleinschreibung, keine Schreibung in Großbuchstaben!
Wählen Sie eine Standardschrift. (»Normale« Zeichenbelegung und Raumbedarf)
Geben Sie nach Komma, Punkt und weiteren Satzzeichen ein Leerzeichen ein.
Unterscheiden Sie Trenn- oder Bindestriche (Divis) und Gedankenstriche. Bindestriche sind kurz, Gedankenstriche länger. (Siehe Zeichen geben). Falls Sie das technisch nicht können, geben Sie zwei -- (Divis) statt einem – (Gedankenstrich) ein, die im Layout per Generalbefehl umgewandelt werden können.
Definieren Sie Einzüge über Tabulatoren oder Stilvorlagen.
Beachten Sie Sonderzeichen für Fremdsprachen oder wissenschaftlichen Satz.
Benutzen Sie keine automatischen Trennfunktionen, geben Sie keine Worttrennungen ein.
Formatieren Sie weiter nichts.

Formeln, Tabellen, Diagramme

Einfache Tabellen erfassen Sie am besten als Text und setzen dabei Tabulatoren zur Markierung von Spalten. Linien, Rahmen und gerasterte Fonds. Linien nicht eingeben, sondern ggf. auf dem mitgelieferten Ausdruck anbringen.
Schwierige Tabellen und Diagramme können Sie getrost von Hand ins Manuskript einzeichnen und die Ausführung Fachleuten überlassen.
Es empfiehlt sich, Texte und Grafiken für Layoutprogramme getrennt zu speichern (TIFF oder EPS). Der Text enthält nummerierte Hinweise auf den Platz der Grafiken.
Texte und Tabellen werden als RTF (Rich Text Format) oder ASCI-Format gespeichert.

Übergabe

Es ist soweit: Ihr Manuskript ist professionell erfasst. Es kann übergeben werden. So sieht es aus:
Das MS soll nicht mehr als 5 Dateien umfassen.
Alle Dateien sind exakt beschriftet.
Zu den Disketten liefern Sie ein Inhaltsverzeichnis.
Darauf vermerken Sie Hardware (Computertyp), verwendetes Programm und aktuelle Version.
Eventuell verwendete Sonderzeichen werden aufgelistet, ihre Bedeutung wird erklärt.
Die abgespeicherte Dateiform ist vermerkt.
Sichern Sie Ihren Text mehrfach! Eine Kopie bleibt immer in Ihrem Besitz.
Mit den Daten übergeben Sie einen vollständigen, gut lesbaren Ausdruck, DIN A, einseitig bedruckt, mit genügend großem Zeilenabstand und Korrekturrand.
Stellen Sie sicher, daß Sie die aktuelle Version ausgedruckt haben.
Gegebenfalls Fonts anfügen.

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